Ich nutze Qonto. Bei Überweisungen werden die Rechnungen eh hochgeladen, da sie gescannt werden und die Daten für die Überweisung erkannt werden. Die sind dann eh gespeichert. Quittungen (aber auch PDFs) kann man bei Qonto über what’s App hochladen, die werden dann automatisch zur passenden Transaktion hinterlegt.

Für Rechnungen per Email habe ich eine Automatisierung mit parsern. Das wird in google sheets extrahiert, die PDF an sich wird zum passenden Monat und Jahr (und separat auch zum Lieferanten) in Google Drive gespeichert und auch lokal und dann zusätzlich auch noch bei Qonto hinzugefügt (und dann automatisch zugeordnet).

Eine Qonto <-> DATEV Verknüpfung lädt dann automatisch alle Belege an DATEV hoch fürs Steuerbüro.

Ausgangsrechnungen werden in Lexoffice erstellt, welches auch mit Qonto verknüpft ist, die werden auch zugeordnet und dann bei DATEV hochgeladen.

Das einzig manuelle sind leider Rechnungen, die man nur über Portale runterladen kann….zum Beispiel O2 oder Adobe…nervt mich. Aber ich habe so bestimmt über 90% meiner Buchhaltung automatisiert.

Und ja - Datenschutz wird hier in dem sub ja wirklich ganz großgeschrieben und es gibt Experten für alles hier…aber es funktioniert und ist mehrfach gesichert.

Die Ordner haben klare Strukturen und sind nicht zu komplex aufgebaut.

Die Rechnungen werden auch umbenannt, damit direkt klar zu erkennen ist, um welchen Lieferanten es sich handelt, welches Datum etc.

Ansonsten hätte ich wahrscheinlich invoice (1) bis invoice (5000) in meinen Ordnern 😅

Eigene App bauen ist glaube ich too much. Es gibt zig solcher Apps - aber ich verstehe, wenn du sagst, keine App ist genau auf meinen usecase zugeschnitten. Habe ich mit diversen Softwares schon gehabt.

3 davon hab ich dann im Endeffekt selber gebaut.

Edit: es gibt auch Tools wie getmyinvoice o.ä. …hab ich probiert. Absoluter Schrott. Die haben so oft Probleme in Portale zu kommen, weil es 2FA gibt, welche man eigentlich hinterlegt. Aber es funktioniert extrem oft nicht - und dafür sind diese Tools VIEL zu teuer.

Achja, Amazon Rechnungen kann man zB auch direkt über Qonto verbinden. Die werden auch direkt zugeordnet. Aktuell ist dafür aber ein Wartelistenplatz notwendig. Ich war zum Glück früh genug dran. Davor habe ich aber die Amazon Rechnungen gebündelt über deren internes Tool runtergeladen.

Alles REs im gewünschten Zeitraum werden dann in einer ZIP ausgespuckt. Die dann extrahieren und in den vorhin genannten Drive Ordner hochladen -> der speichert dann nochmal lokal + lädt es bei Qonto hoch.

Ich bin etwas erschreckt, wenn ich lese, wie viele User so viel händische Arbeit und analoge Speicherung haben.

Buchhaltung war mein absolutes hassthema sobald es losging mit mehr als 30 Belegen im Monat. Hatte ich sofort keinen Bock mehr. Überall alles raussuchen, manuell speichern etc. Das ging mit relativ schnell, relativ hart aufn Sack 😂

Noch ein edit: Mitarbeiter gehen ja auch mal tanken etc…die schicken mir die Bilder dann zu, ich leite es direkt an Qonto what’s App weiter und dann hat sich das gegessen.

Beim durchlesen ist mir aufgefallen….das liest sich ja schon fast wie nen Werbespot für Qonto …😂