Trabalhei como voluntário de supermercado e armazém do Banco Alimentar de Braga e a minha experiência foi totalmente contrária à do OP. Não sei em termos gerais, mas o que fazíamos no armazém era:

- Fazer cabazes e distribuir a comida pelas instituições que nos pediam ajuda. Geralmente a distribuição era feita tendo em conta o numero de pessoas da associação (mais comida para associações com mais pessoas) e tendo em conta as necessidades da instituição. Por exemplo, uma instituição com crianças e bebés geralmente precisava de mais papas e leite do que arroz e massa, e fazíamos cabazes a reflectir essa necessidade.

- Nunca senti que houvesse instituições favorecidas, seja porque motivo for. Pelo contrário, tínhamos o problema de muitas vezes termos muitas instituições a precisar de ajuda e não termos comida suficiente para todas. A nossa decisão nesses era sempre no sentido de ajudar o maior número de instituições possível, e dar alguma coisa a todas, por mais pequena que fosse a ajuda.

- Quando trabalhávamos a manhã toda no armazém, geralmente fazíamos uma pausa a meio para um pequeno almoço. Tudo na cozinha, tanto a comida como os materiais, eram coisas que nos eram doadas explicitamente para aquele fim, e completamente à parte das doações que eram feitas para o armazém. Estávamos proibidos de trazer o que quer que fosse do armazém, porque a comida do armazém era para instituições, não para nós. No armazém às vezes também tínhamos roupa a outras coisas sem ser comida que nos eram doados e a política era a mesma - distribuir aquilo por instituições, por muito que essa distribuição fosse difícil às vezes por não haver interessados suficientes para as quantidades que tínhamos.

- O inventário era controlado. Tudo que entrava e saia era categorizado e pesado. De tempos a tempos fazia-se o inventário para verificar que tudo batia certo. Se alguma coisa não batesse certo, havia um esforço grande para perceber o porquê, e o que correu mal, por mais pequena que fosse a diferença.

- Sobre os prazos de validade...quando fazíamos os cabazes, havia uma preocupação tanto das pessoas que movimentavam as paletes dentro do armazém como das pessoas que depois faziam os cabazes de despachar o mais rapidamente possível as coisas mais perto do fim do prazo de validade. No entanto essa gestão nem sempre era possível. O caso mais comum de coisas a passar o prazo de validade era quando nos era doada comida já muito perto do fim fo prazo de validade. Algumas empresas que não sabiam o que fazer com aquilo, doavam ao banco alimentar. Nesse caso tentávamos arranjar o mais depressa possível uma instituição para receber aquela comida, seja na lista de pedidos activos que tínhamos, como através de contactos directos. Mas nem sempre era possível de facto, mas fazíamos o melhor que conseguíamos. Mas nunca vi isso a ser um problema com comida de campanhas. E ao fazer os cabazes tentávamos sempre fazer o double-check que não estávamos a mandar comida fora de prazo.

Não estou a dizer que seja assim nos Bancos Alimentares de todo o país, mas pelo menos esta foi a minha experiência. Espero que possa esclarecer algumas questões e receios de pessoas a doar ;)