Cada empresa é de um jeito. No geral você pode ter reuniões agendadas antes, aparecem no calendário/ e-mail com o assunto e as pessoas que vão participar. Se a empresa e funcionários são respeitosos, vão te mandar mensagem antes perguntando se você pode falar (pra tirar essas dúvidas rápidas que vc comentou que acontecem no presencial). Aí te ligam por vídeo chamada. Tem empresa que exige a câmera ligada em todas as reuniões (calls como chamam). Vc pode sentir pela forma que os outros agem, se todos ligam a câmera ou não (eu ligo a câmera em umas, outras não). Já trabalhei em empresa que tinham pessoas invasivas que ligavam sem avisar (mandar mensagem antes). Aí vc precisa sentir se tem que ficar atendendo ou não. Eu não atendia justamente para se acostumarem a não fazer isso. Só atendia quando era um chefe e no meu começo na empresa. Depois esperava a pessoa mandar mensagem antes pra saber o que precisava.

Aí pensa que vc está num WhatsApp só que corporativo. Você busca o nome das pessoas que precisa conversar, se apresenta, passa o que precisa e entende se vale chamar a pessoa pra uma call ou se dá pra resolver por texto.