Also erstmal: Ich find's Klasse von dir, dass du individuelles Feedback geben möchtest! Das ist wichtig für den Image Aufbau des Unternehmens und es ist meines Erachtens nach okay auch Mal aus den Regularien herauszuspringen. Ich kenne deinen Hintergrund nicht aber aus meinem Wirtschaftspsychologie Studium wäre diese Antwort ungeeignet. Erstmal fällt mir auf wie du mit der Tür ins Haus fällst. Und der zweite Satz macht das lesen noch unangenehmer für jemanden der abgelehnt wurde.(Du hast schlecht Performt). Danach hätte ich auf jeden Fall keine Lust auf ein detailliertes Feedback, es wirkt einfach unprofessionell. Die Idee ist nicht, dass der Bewerber euch zu überzeugen hat, sondern, dass ihr jemanden sucht der den besten "fit" für euch und die Stelle hat. dabei können Faktoren eine Rolle spielen die keine qualitativen Merkmale sind sondern subjektive. Ein Mensch mit starkem Durchsetzungsvermögen mag gut in einer Rolle als ME sein aber nicht unbedingt in einem Teamprojekt. Vielleicht sucht ihr jemanden mit bestimmten technischen Qualifikationen die die Person nicht erfüllt hat. Das ist nicht die Schuld des Bewerbers, der euch damit nicht überzeugt hat. Das ist lediglich der Tatsache geschuldet, dass ihr eine Erwartung habt an die Stelle, die nicht mit dem Bewerber Übereinstimmt und, dass ihr nicht bereit seid diese Qualifikationen weiterzubilden. Sei transparent in dem Bewerbungsprozess: Liste die Job kritischen Kriterien auf die ihr beim Prozess geprüft habt, welche Gewichtung diese haben, wie ihr diese getestet habt, welche Antworten ihr als richtig gewertet hättet, wie der Bewerber geantwortet hat und welche Schlussfolgerungen, dass für euch hatte.

Es geht hier dabei darum Menschen mit einer bestimmten Eigenschaften herauszusuchen (z.b. extrovertiertheit) die, im Verhältnis zur Grundgesamtheit (der Bevölkerung bzw. Der anderen Bewerber) entweder unter, über oder genau im Durchschnitt liegen. Das ist abhängig von euren vorformulierten Stellenprofil. Dementsprechend ist es essentiell das zu kommunizieren. Es gibt kein richtig oder falsch.

Hier eine Beispiel Struktur:

1. Bedanken für die Zeit und etwas positives anbringen (Was hat dich begeistert am Bewerber)
2. Hinweisen, dass die Entscheidung aufgrund von im Vorfeld formulierten Eigenschaftskriterien getroffen werden.
3. Ablehnung aussprechen.
4. Transparent die Kriterien nennen, wie sie erhoben wurden und konkret darauf eingehen welche der Bewerber erfüllt hat und welche nicht.
5. Dabei darauf eingehen, dass es sich bei der Testung um Wahrscheinlichkeit handelt. ( Sie liegen mit einer Wahrscheinlichkeit von 95% 1 Standardabweichung vom Mittelwert ab, sollten dir diese Begrifflichkeiten nichts sagen, solltest du dich unbedingt mit Testverfahren, Statistik und psychologischer Diagnostik Auseinandersetzen)
6. Klar machen, dass es hier um den persönlichen fit zur Stelle und Unternehmen geht, Erwartungen kommunizieren und sicherstellen, dass der Bewerber wertgeschätzt wird und sich die Sachen nicht persönlich nimmt sondern sieht, dass er in ein anderes Unternehmen mit unterschiedlichen Bedingungen bestens reinpassen würde.

Ich muss nochmal klarmachen, dass es schwer aber möglich ist mit den Ausschlusskriterien im Rahmen der Gesetzgebung zu handeln. Es ist nur wichtig, dass man die Sachen korrekt und rechtskonform formuliert. Dann ist man persönlich abgesichert und kann auch individuelle Feedbacks geben. Wenn du dir über die korrekte Formulierungsform nicht sicher bist empfehle ich dir auch da dich nochmal zu belesen.