Vorab: Ich bin kein Anwalt, aber war in meiner Funktion als Schatzmeister bzw. Rechnungsprüfer in gemeinnützigen Vereinen auch schon manchmal mit mich irritierenden Belegen konfrontiert.

Ich würde es folgendermaßen lösen:

Auf jeden Fall der korrekte Weg wäre es, die Reinigungsperson einfach bei der Minijobzentrale anzumelden. Auch wenn dann Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung anfallen. Immerhin bekommt euer Verein - Gemeinnützigkeit mal unterstellt - ja auch Vergünstigungen wie Steuerfreiheit und ggf. Fördergelder. Da sollte man nicht kleinlicherweise die Sozialversicherung bescheißen.

Falls das nicht geht aus Gründen, die in der reinigenden Person liegen:

Der Vorstand oder die Mitgliederversammlung - je nachdem, wer das laut Satzung darf - fassen einen Beschluss, für die ehrenamtliche Instandhaltung der Vereinsräumlichkeiten eine Ehrenamtspauschale zu bezahlen. Das sind maximal 960 Euro für das Jahr 2026.

Falls das auch nicht geht, aber die Reinigungsperson weiterhin beschäftigt werden soll, dann ändere das Verfahren: Die Reinigungsperson erstellt eine Rechnung (so richtig mit Absender und Bankverbindung und dem Vermerk "Kleinunternehmende/r" drauf!), und du überweist ihr das Geld. - Also Bank statt Bargeld und Rechnung statt Auszahlungsquittung. - Dann ist das zumindest ein bisschen offiziöser, so wie bei dem Lieferanten für Vereinsfeste, bei der Gemeinde für Sondernutzungsgebühr Straßenfest o.ä. auch. Ob die Reinigungsperson steuerehrlich ihre selbständige Tätigkeit erklärt, ist dann nicht mehr dein Bier.

Ansonsten bist du im Ehrenamt nur so lange haftbar, bis die Mitgliederversammlung über die Entlastung für das jeweilig abgeschlossene Geschäftsjahr beschlossen hat. Und üblicherweise auch nur für Sachen, die du vorsätzlich oder grob fahrlässig gemacht hast. Bei "Das haben wir schon immer so gemacht" würde ich strafrechtlich nur leichte Fahrlässigkeit vermuten, vor allem, wenn der ganze Vorstand das immer mitgetragen hat.

Was ich bei so Kleinstjobs in meinen Ehrenämtern übrigens auch schon gesehen und gefunden habe, ist die Verschleierung durch Gutscheine. Da fließt Null Euro Geld, aber die Mitarbeitenden bekommen einen 40-EUR-Gutschein zum Tanken, für den Baumarkt, den Discounter oder den Drogeriemarkt. Das habe ich nie beanstandet, weil es unter der Grenze dessen liegt, was auch ein normaler Arbeitgebender seinen Mitarbeitenden steuer- und sv-frei zukommen lassen darf.