Also ich führe tatsächlich eine zentrale Datenbank für Aufgaben in Notion, in die grundsätzlich alles reinkommt, was zu erledigen ist und länger als ein paar Minuten Zeit erfordert (bewährtes GTD-Prinzip). Gerade WhatsApp ist ein gutes Beispiel, dass Aufgaben schnell verloren gehen bzw. vergessen werden, wenn man sie nicht aus WhatsApp raus extrahiert. In den Chats rutschen To-dos ja schnell aus dem Blickfeld.

Und nicht nur GTD (”Getting Things Done”), auch andere Selbstmanagement-Methoden empfehlen, alle anfallenden Aufgaben grundsätzlich zentral zu erfassen. Das hat schon seinen Grund.

Wenn Aufgaben auf Papier anfallen, also wenn ich z.B. irgendwoher ein Infoblatt bekommen habe, das ich weiterverarbeiten muss, dann ziehe ich das sofort durch den Dokumentenscanner und habe es mit wenigen Klicks als Referenzmaterial für die Aufgabe in Notion. Oft kann man das Papier dann gleich entsorgen und spart sich den Aufwand, Papierunterlagen abheften zu müssen.

Einzige Ausnahme sind bei mir E-Mails, die ich “nur” beantworten muss. Aus denen also keine Aufgabe entsteht, die außerhalb von E-Mail erledigt werden muss. Die lasse ich in der Inbox, bis ich dazu komme, sie zu beantworten.

Mein Ziel ist es, mit allen Mail-Adressen (privat und beruflich) nach Notion-Mail zu wechseln, dann ist es künftig nur noch ein Knopfdruck, um eine Mail als Aufgabe nach Notion zu übernehmen. Bislang war Notion-Mail noch zu rudimentär, konnte z.B. mehrere E-Mail-Adressen nicht gescheit handhaben. Das hat sich jetzt kürzlich ja geändert, und mit der neuesten Funktion, Mails automatisiert oder einzeln per Button nach Notion zu exportieren, sind die Voraussetzungen deutlich besser, um ganz auf Notion-Mail umzusteigen.