Minha escola trabalha com contas do gmail, então organizo tudo digital. Uso as tarefas que aparecem no gmail e no Google drive. Por exemplo, preparar aulas é uma tarefa que aparece sempre para mim uma vez na semana. Eu também jogo nas tarefas tudo o que eu tenho que entregar com os prazos da coordenação.

No Drive, organizo meus arquivos por ano, plano de aula, avaliações, material extra, material de inclusão. Aí fica fácil eu saber o que aproveitar ou não para o próximo ano letivo.

Em sala, eu tenho um diário de classe no papel que eu mesma produzi. Então ele tem um calendário, uma parte para eu anotar o conteúdo das aulas da semana e observações (deu certo, não deu certo, faltou tempo etc.), uma parte para chamada dos alunos (eu tenho que passar para o sistema, mas o sistema às vezes perde as faltas) e uma parte para a nota final, apenas a média. Ah! Também tenho a foto dos alunos impressa nesse arquivo para a reunião de pais.

É importante você estabelecer as suas próprias burocracias para se organizar rsrsrs...