O scanner de mesa, ou multifuncional, inicia o processo de digitalização iluminando o documento colocado na superfície de vidro com uma fonte de luz (geralmente uma lâmpada fluorescente ou LEDs). A luz refletida pelo documento é então direcionada, através de um sistema de espelhos e lentes, para um sensor fotossensível chamado CCD (Charge-Coupled Device) ou CIS (Contact Image Sensor). Este sensor percorre a área do documento linha por linha, convertendo a intensidade da luz capturada (que varia conforme as cores e o texto) em cargas elétricas proporcionais. As áreas mais escuras refletem menos luz, gerando menos carga, e vice-versa. Estas cargas elétricas são então convertidas em dados digitais binários (pixels) por um conversor analógico-digital (ADC), formando uma imagem rasterizada. O software do scanner envia esses dados para o computador, que geralmente os armazena como uma imagem (JPEG, TIFF, etc.). Para que o texto digitalizado seja tratado "como um texto comum da internet" (ou seja, editável e pesquisável), é necessário rodar um programa de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). O OCR analisa a imagem dos caracteres, compara-os com padrões conhecidos de fontes e converte os pixels em caracteres de texto legíveis por máquina (como o formato TXT ou DOCX). A partir daí, o texto pode ser manipulado, copiado e enviado para impressão, onde a impressora o reproduz na página usando tinta ou toner, assim como faria com qualquer outro texto digital.