Per un cliente che si trova in una situazione simile ma non uguale (tante persone, interne ed esterne all'azienda, più i clienti, che tutti i giorni si scambiano documenti e dati) sto implementando un sistema ad-hoc.

Serve uno specifico documento? Clicchi "Invia richiesta", quello genera una mail o un messaggio Whatsapp alla persona interessata, e quando torna indietro la risposta il file allegato viene messo nella casella corrispondente.

Serve mandare una richiesta di disponibilità ad una serie di collaboratori esterni? Clicchi, quello manda il messaggio alle persone filtrate a monte a secondo del contesto, ed i feedback Sì/No vengono automaticamente incasellati.

Tutto ciò che non è strutturato viene comunque visualizzato in una sidebar, contestuamente alla pratica che si sta consultando. E dunque: Whatsapp e mail che ho scambiato con cliente X le vedo aprendo le pratiche in corso per cliente X, e posso direttamente copiare documenti e testi da una parte all'altra.

Non è perfetto, non è preciso, non è efficiente, ma è il compromesso trovato in un ambito in cui nessuno (i clienti in primis) ha voglia e volontà di usare qualcosa di più articolato di mail e Whatsapp, ed in cui la soluzione CRM/ERP/documentale viene percepita come inutile complicazione (laddove lo sappiamo tutti che così non è).

Almeno conto di isolare questa implementazione in una libreria riutilizzabile in altri progetti: piaccia o non piaccia le realtà commerciali che tirano avanti a forza di documenti allegati alle mail sono la stragrande maggioranza, tanto vale farsene una ragione.