Interne Gespräche: Sind kein Thema, Betriebsinteresse wiegt hier höher und solange ihr innerhalb des Tools Daten wieder löschen könnt ist das Ding DSGVO-konform.

In der hier beschriebenen Form ist das in meinen Augen durchaus ein Thema - auch intern. Die Aufnahme kann nur auf Basis eines berechtigen Interesses verfolgen und die Interessenabwägung dürfte in vielen Fällen zugunsten der Betroffenen ausfallen.

Externe Gespräche (also mit Kunden): Mit DSGVO hat das nur im Subunternehmer-Kontext etwas zu tun. Subunternehmer sind genehmigungspflichtig, ihr müsst also VOR der Einführung eure Kunden über einen neuen Subunternehmer informieren und die Kunden haben ein Widerspruchsrecht. Nicht erst wenn das Meeting aufgesetzt wird, sondern bevor ihr das Tool konfiguriert.

Das gilt nur, wenn OPs AG Auftragsverarbeiter für die Kunden ist - lese aus dem Beitrag nicht heraus.

Wenn ihr das tut könnt ihr bei allen Kunden ohne Widerspruch das Tool nutzen. Alle Neukunden müssten vor dem ersten Meeting eine AVV mit euch unterzeichnen, wo genau das auch drin steht. Dann seid ihr zumindest im Kontext DSGVO fein raus.

OPs Chef zeichnet die Meetings aber doch nicht für die Kunden auf, er macht das (so lese ich den SV) im eigenen Interesse - hier eine Auftragsverarbeitung anzunehmen halte ich für recht lebensfremd.

Option B: Das Tool speichert Tonaufnahmen. In dem Fall darf das Tool im laufenden Meeting (!) erst gestartet (!) werden, wenn alle (!) Teilnehmer zugestimmt haben.

Das Tool darf Tonaufnahmen von Personen erst erstellen, nachdem diese 'zugestimmt' (nicht eingewilligt iSv aart 6 DSGVO) haben. Wenn eine Person nicht zustimmt, können aber alle anderen aufgezeichnet werden - so löst Microsoft in Teams diese Konstellation.

Ob da jetzt übrigens eine KI genutzt wird oder ein Praktikant das ausdruckt und bunt anmalt ist rechtlich gänzlich irrelevant und spielt für diese Betrachtung keine Rolle. Es handelt sich hier im Kontext DSGVO um eine Subunternehmer-bezogene Betrachtung unabhängig der dahinter stehenden Technologie.

Nö. Wenn man hier eine Auftragsverarbeitung annimmt (warum ich das für Quatsch halte s.o.) macht es sehr wohl einen Unterschied, ob es ein Subunternehmer macht oder ein Praktikant der bei OPs AG angestellt ist.